Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Laatimispäivä: 3.5.2018

Rekisterin pitäjä

Nimi: Suomen luolaseura ry

Osoite: Adolf Lindforsin tie 7 B 83, 00400 HELSINKI

Muut yhteystiedot: contact@luolaseura.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Tor Paulin

Osoite: Suomen luolaseura, Adolf Lindforsin tie 7 B 83, 00400 HELSINKI

Muut yhteystiedot: contact@luolaseura.fi

Rekisterin nimi

Suomen luolaseura ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyksen jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenyyden ja yhteydenottojen hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain 1989/503 11 §:ään ja henkilötietolain 1999/523 8 §:n 1 momentin alakohtiin 4) ja 5).

Rekisterin tietosisältö

• etu- ja sukunimi
• kotiosoite
• syntymävuosi

Muut identifiointitiedot

• matkapuhelinnumero
• sähköpostiosoite

Muut tiedot:

• jäsennumero
• liittymisajankohta
• jäsenyyden tyypi
• taloushallintoon liittyvät asiat
• koulutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään kun henkilö hakee jäsenyyttä.

Jäsenet ilmoittavat mahdollisista yhteystietojen muutoksista rekisterinpitäjälle.

Rekisteriin kertyy tietoa suomen luolaseuran toiminnan yhteydessä (maksetut jäsenmaksut ja koulutustiedot).

Tietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Suomen luolaseura ry ei luovuta tietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille laissa säädetyissä tapauksissa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Suomen luolaseura ry ei kerää tai säilytä henkilörekisteriä manuaalisesti.

B ATK:lla käsiteltävä aineisto

Jäsenrekisterin sisältö sijaitsee salasanalla suojatulla pelvelimella sähköisessä jäsenrekisteriohjelmassa (tietokanta). Palvelin ja tietokanta sijaitsevat Suomessa. Suomen luolaseura ry säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti.

Tiedot on suojattu tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta. Rekisteristä otetut varmuuskopiot säilytetään turvallisessa paikassa.

Rekisterin käyttö on rajattua: Suomen luolaseura ry:n hallituksella on oikeus käyttää jäsenrekisteriä. Käyttöoikeus päättyy henkilön poistuessa Suomen luolaseura ry:n hallituksesta. Muut jäsenrekisteriä käsittelevät henkilöt on erikseen rajattu yhdistyksessä (järjestelmäylläpitäjä). Jäsenrekisterin tietojen kanssa toimitaan suurta huolellisuutta käyttäen.

Suomen luolaseura ry huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Rekisteröidyn tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin talletetut tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli rekisterin pitäjä ei täytä vaateita rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.